CRAS e CREAS lidam todos os dias com histórias de violência, desemprego, insegurança alimentar e rompimento de vínculos. Quando esse acompanhamento fica em fichas de papel, cadernos e planilhas soltas, a informação se perde entre equipes, a família precisa contar sua história de novo a cada atendimento e a gestão chega ao fim do mês sem números confiáveis para prestar contas.

O que o SUAS exige de registro

O Sistema Único de Assistência Social é organizado pela Lei Orgânica da Assistência Social (LOAS, Lei nº 8.742/1993) e pela Tipificação Nacional de Serviços Socioassistenciais (Resolução CNAS nº 109/2009). Na prática, isso significa que cada unidade precisa registrar o que faz, para quem e com qual resultado:

  • PAIF (Serviço de Proteção e Atendimento Integral à Família), ofertado no CRAS, e o SCFV (Serviço de Convivência e Fortalecimento de Vínculos) na Proteção Social Básica;
  • PAEFI (Serviço de Proteção e Atendimento Especializado a Famílias e Indivíduos), no CREAS, e o atendimento à população em situação de rua no Centro POP, na Proteção Social Especial;
  • Registro Mensal de Atendimentos (RMA), instituído pela Resolução CIT nº 4/2011 (alterada pela Resolução CIT nº 20/2013), que consolida mês a mês o volume de famílias acompanhadas e atendimentos realizados em CRAS, CREAS e Centros POP;
  • Benefícios eventuais (art. 22 da LOAS), cujos critérios e prazos são definidos em lei municipal e precisam ser demonstrados em cada concessão.

O fio condutor de tudo isso é o prontuário: o registro do acompanhamento de cada família, com composição familiar, situações de vulnerabilidade, plano de acompanhamento, atendimentos, visitas e encaminhamentos.

Onde o registro em papel falha

  • Revitimização: a família atendida no CRAS e encaminhada ao CREAS repete toda a sua história porque o histórico não acompanha o encaminhamento.
  • Cadastros duplicados: o mesmo núcleo familiar aparece em fichas diferentes, com dados divergentes, em cada unidade.
  • RMA feito na contagem manual: no fim do mês, a equipe soma tracinhos em papel para preencher o formulário. Divergências entre o que foi feito e o que foi informado são quase inevitáveis.
  • Benefícios sem histórico: sem ver as concessões anteriores, é difícil aplicar os critérios da lei municipal de forma igual para todos.
  • Dados sensíveis sem controle de acesso: pastas em armários não registram quem consultou o quê.

O que um prontuário eletrônico muda na prática

  1. Uma família, um cadastro: composição familiar, NIS e dados do CadÚnico reunidos em um só lugar, visíveis para as unidades conforme o perfil de cada profissional.
  2. Histórico contínuo: atendimentos, visitas domiciliares, planos de acompanhamento e encaminhamentos ficam registrados com autor, data e unidade.
  3. Referência e contrarreferência: o encaminhamento do CRAS para o CREAS (ou para saúde, educação e conselho tutelar) é registrado, e a resposta volta para o mesmo prontuário.
  4. RMA como consequência do dia a dia: se cada atendimento é registrado na categoria certa, os números do mês saem dos próprios registros, sem contagem manual.
  5. Benefícios eventuais com critério: requerimento, parecer técnico, concessão e entrega ficam vinculados à família, com o histórico visível antes de cada decisão.
  6. Vigilância socioassistencial: com dados organizados por território, a secretaria enxerga onde estão as maiores demandas e planeja a oferta de serviços.

Sigilo, ética e LGPD

Informações sobre saúde, violência sofrida ou origem racial são dados pessoais sensíveis pela Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018, art. 5º, II), com regras de tratamento mais rígidas (art. 11). Além disso, o sigilo profissional é dever ético das equipes técnicas. Um sistema adequado ao SUAS precisa garantir:

  • acesso por perfil: a recepção vê a agenda, o técnico de referência vê o prontuário da família que acompanha;
  • registro de quem acessou e alterou cada informação;
  • separação entre o que é registro técnico sigiloso e o que é informação administrativa.

Dica prática para gestores da Assistência Social

Antes de implantar qualquer sistema, reúna as equipes de CRAS e CREAS e padronize: quais campos do prontuário são obrigatórios e como registrar cada tipo de atendimento de acordo com as categorias do RMA. Com esse acordo feito, a tecnologia reflete a Tipificação e o relatório do mês passa a fechar com os números reais.

Perguntas frequentes

O prontuário eletrônico substitui o CadÚnico?

Não. O Cadastro Único é a base federal de identificação socioeconômica das famílias e continua sendo alimentado no sistema próprio. O prontuário registra o acompanhamento feito pelo município. Os dois se complementam, e o NIS é o elo entre eles.

O sistema municipal envia o RMA automaticamente?

O RMA é informado no sistema do Ministério do Desenvolvimento e Assistência Social. O papel de um sistema municipal é organizar os registros diários para que os números de cada unidade sejam extraídos com precisão, sem contagem manual e com lastro em cada atendimento.

Quem pode ver o prontuário de uma família?

Quem a gestão definir, conforme a função: em geral, os técnicos que acompanham a família e a coordenação da unidade. O importante é que o acesso seja controlado e fique registrado.

Como o Skadyr SGAS apoia CRAS, CREAS e Secretarias

O Skadyr SGAS reúne prontuário SUAS, PAIF, PAEFI, SCFV, benefícios eventuais, visitas domiciliares e relatórios em uma única plataforma para CRAS, CREAS, Centros POP e Secretarias de Assistência Social. Converse com a nossa equipe para ver o sistema funcionando com a realidade do seu município.

SOLICITAR DIAGNÓSTICO DO MEU MUNICÍPIO →

Fontes oficiais